Archivierung

Einstellungen für Archivdatenbereitstellung vornehmen

Einstellungen für Archivdatenbereitstellung vornehmen

Information: Dieser Artikel ist für Sie nur relevant, wenn Sie das Add-on „Archivdatenbereitstellung“ gebucht haben.

Administratoren können die Zuweisung der Rechnungen, die archiviert werden sollen, zu den jeweiligen SFTP-Ordnern im Invoice Delivery Service konfigurieren, bearbeiten oder löschen. In der Spalte Prozessstatus werden Rechnungen, für die noch kein Archivierungsziel existiert, mit einem Ar! gekennzeichnet.

Information: Um die Einstellungen für die Archivdatenbereitstellung auf einem SFTP-Server vornehmen zu können, muss dem Administrator in der App Administration das Zugriffsrecht „Admin für Einrichtung Archivdatenbereitstellung“ zugewiesen werden.

> Benutzern Services und Zugriffsrechte zuweisen

Warnung: Dateien werden auf dem SFTP-Server nur für 4 Tage gespeichert und danach gelöscht. Bitte holen Sie die Dateien rechtzeitig ab.

Neue Anbindungen konfigurieren

Hinweis: Um Archivierungsdateien empfangen zu können, müssen Sie in der App B2B Directory einen Cloudlink und die für die Verbindung zu Ihrem SFTP-Server notwendigen Vereinbarungen erstellt haben. Nur aktive Cloudlinks können für die Konfiguration der Anbindung verwendet werden.

Um eine neue Archivanbindung zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den Invoice Delivery Service.

  2. Öffnen Sie den Menüpunkt Einstellungen > Archiveinstellungen.

  3. Klicken Sie auf Neue Anbindung.

  4. Geben Sie einen Namen für die Anbindung ein.

  5. Wählen Sie den B2B Directory-Eintrag des Senders aus.

  6. Wählen Sie einen Archivierungszielort aus.

  7. Klicken Sie auf Speichern & Anwenden.

Archivanbindungen bearbeiten

Durch das Bearbeiten einer Archivanbindung können Sie ein Archivierungsziel ändern, um beispielsweise Ihre Archive neu zu organisieren oder zwei Prozessstränge (Test- und Produktivsystem) in ein Archiv zusammenfließen zu lassen.

Hinweis: In das neue Archivierungsziel werden alle künftigen Rechnungen verschoben, sowie alle Rechnungen, die sich bereits im Rechnungsausgang befinden, aber noch nicht archiviert worden sind.

Um eine Archivanbindung zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den Invoice Delivery Service.

  2. Öffnen Sie den Menüpunkt Einstellungen > Archiveinstellungen.

  3. Öffnen Sie eine Archivanbindung mit einem Doppelklick.

    Hinweis: Wenn Sie den B2B Directory-Eintrag bearbeiten möchten, müssen Sie die Anbindung löschen und eine neue Anbindung anlegen.
  4. Ändern Sie den Anbindungsnamen oder den Archivierungszielort.

  5. Klicken Sie auf Speichern & Anwenden.

Archivanbindungen löschen

Sie können eine bestehende Archivanbindung löschen, wenn Sie beispielsweise ein Testsystem abgeschaltet haben oder den B2B-Eintrag für Ihre Anbindung ändern wollen.

Um eine Archivanbindung zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den Invoice Delivery Service.

  2. Öffnen Sie den Menüpunkt Einstellungen > Archiveinstellungen.

  3. Wählen Sie eine Archivanbindung aus der Liste aus.

  4. Klicken Sie auf Löschen.

  5. Bestätigen Sie mit Ja, dass Sie die Anbindung löschen möchten.

Die Anbindung wird gelöscht.

Hinweis: Es können keine Archivanbindungen gelöscht werden, für die noch keine Archivierung gestartet wurde. Sollten Sie in diesem Fall den B2B Directory-Eintrag des Senders ändern wollen, müssen Sie die automatische Archivierung bei produktiven Rechnungen abwarten oder bei Testrechnungen die Archivierung manuell starten.

Verlauf der Archivanbindungen einsehen

Um den Verlauf der Konfigurationen von Archivanbindungen einzusehen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den Invoice Delivery Service.

  2. Öffnen Sie den Menüpunkt Einstellungen > Archiveinstellungen.

  3. Klicken Sie auf Verlauf.

Ihnen werden alle mit einer Archivanbindung zusammenhängenden Schritte und Änderungen angezeigt. Im Verlauf einer Rechnung im Rechnungseingang können Sie ebenfalls den Archivierungszielort und Änderungen einer Anbindung einsehen.