Archivierung

Einstellungen für Online-Archiv vornehmen

Einstellungen für Online-Archiv vornehmen

Information: Dieser Artikel ist für Sie nur relevant, wenn Sie das Add-on „Online-Archiv ‚docuvita‘“ gebucht haben.

Hinweis: Sie können das Online-Archiv im Invoice Delivery Service einmalig einrichten. Nachträgliches Ändern, Hinzufügen oder Löschen von Archiv-Benutzern ist nur über direkten Kontakt zu docuvita GmbH & Co. KG möglich. Die Kontaktdaten finden Sie im Invoice Delivery Service-Vertrag.

Information: Um die Einstellungen für das Online-Archiv vornehmen zu können, muss dem Administrator in der App Administration das Zugriffsrecht „Admin für Einrichtung Online-Archiv“ zugewiesen werden.

> Benutzern Services und Zugriffsrechte zuweisen

Um das Online-Archiv einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den Invoice Delivery Service.

  2. Öffnen Sie den Menüpunkt Einstellungen > Grundlegende Einstellungen.

  3. Klicken Sie im Bereich Online-Archiv auf Setup-Daten.

  4. Prüfen Sie alle Pflichtfelder im Bereich Ihre Adresse.

  5. Geben Sie im Bereich Online-Archiv-Benutzer den Namen, Vornamen, die Abteilung und die E-Mail-Adresse eines Benutzers ein.

  6. Fügen Sie bei Bedarf mit Neu neue Zeilen in der Tabelle für weitere Benutzer hinzu.

    • Füllen Sie für die Benutzer die Pflichtfelder in der neuen Zeile aus.
    Information: Sie können maximal 5 Benutzer für das Online-Archiv anlegen.
  7. Klicken Sie auf Senden.

  8. Überprüfen Sie Ihre Angaben.

  9. Klicken Sie auf Bestätigen.

Die von Ihnen eingegebenen Daten werden an docuvita GmbH & Co. KG weitergeleitet. SEEBURGER setzt sich anschließend mit Ihnen in Verbindung.

    Im Bereich Online-Archiv werden Sie über den aktuellen Prozess-Status informiert, in dem sich die Konfiguration Ihres Online-Archivs befindet. Es gibt folgende Status:

  • Bitte geben Sie Ihre Setup-Daten ein: Sie haben die Konfiguration Ihres Online-Archivs noch nicht gestartet. Zu diesem Zeitpunkt werden daher keine versendeten Rechnungen archiviert.

  • Setup-Daten an docuvita GmbH & Co. KG gesendet: Ihre eingegebenen Setup-Daten wurden an docuvita GmbH & Co. KG gesendet. Zu diesem Zeitpunkt werden noch keine versendeten Rechnungen archiviert.

  • Setup abgeschlossen: Die Konfiguration Ihres Online-Archivs wurde erfolgreich abgeschlossen. Alle Rechnungen können archiviert werden.

  • Fehler: docuvita GmbH & Co. KG nicht erreichbar: Die Übertragung Ihrer Setup-Daten an ist fehlgeschlagen. Zu diesem Zeitpunkt werden daher keine versendetendocuvita GmbH & Co. KG Rechnungen archiviert. Bitte kontaktieren Sie den Seeburger-Support.

  • Fehler: Bitte wenden Sie sich an den Support: Nach der Übertragung Ihrer Setup-Daten an docuvita GmbH & Co. KG ist ein Fehler aufgetreten. Zu diesem Zeitpunkt werden daher keine versendeten Rechnungen archiviert. Bitte kontaktieren Sie den Seeburger-Support.